Potřebné informace pro registraci jsou:
Koučové často registrují svou výpravu až v den uzávěrky. To je naprosto pochopitelné, jakmile kouč není zaměstnanec školy a potkává se s dětmi jen jednou týdně na klubu, je o dost složitější dostat z nich jasné vyjádření o jejich účasti dříve. S jinou online komunikací je to podobné a děti se zkrátka v pátek ve 13:50 už nemusí ozývat, protože mají jiný kroužek nebo už odjíždí s rodiči na chalupu. Když si tedy od těch, kdo jedou na turnaj poprvé, seženete informace hned, jak vyjádří zájem, nebudete při registraci zažívat zbytečný stres, že informace nemáte a nikdo s vámi nekomunikuje.
Doporučujeme hned v této fázi zažádat i o kontakt na rodiče.
Jakmile registrujete na turnaj větší množství debatérů, platíte za ně ze svého, a ještě kupujete jízdenky, může to být poměrně nepříjemný zásah do osobních financí. Proto doporučujeme přesně tohle výpravě říct – vysvětlit, že je opravdu důležité, aby vám všichni co nejrychleji za turnaj zaplatili.
Pokud je to pro vás přijatelné, můžete jim nabídnout několik způsobů platby: přes účet, přes QR kód a v hotovosti. Následně pomáhá vést si evidenci o tom, kdo vám již zaplatil. Zapomenout, kdo platil a kdo ne, je poměrně snadné (někdo vám dává peníze už po cestě na nástupiště vlaku a vy je v rychlosti jen schováte do kapsy, někdo na to v zápalu debatování úplně zapomene). Doporučujeme například zřídit si tabulku na Google disku, do které si můžete odevzdání peněz zapsat hned, ideálně z mobilu, abyste věděli, kdo vám ještě dluží.
Výhodné také je poslat informace o platbě i rodičům, a to i s číslem účtu a QR kódem, protože stejně za debatéry většinou rodiče platí, a takto se k vám peníze dostanou rychleji, protože debatéři nemusí rodičům údaje přeposílat. Můžete zvážit, zda do emailu připojit i potvrzení, že jste registraci a jízdenky zaplatili. V úplně ideálním případě byste také měli dát debatérům podepsané potvrzení, že jste platbu přijali. Realisticky se ale k rodičům nikdy nedostane.
Zároveň pokud debatérům financuje výlet škoa je důležité domluvit se na podmínkách storna v případě neschopnosti debata jet na turnaj, obzvláště v případech kdy na vině není nemoc. Lze to například dělat formou zálohy, kterou rodiče zaplatí předem a následně je jim vrácena, když se debatér turnaje zúčastní.
Zařídit cestu dopředu a zajistit k jízdenkám i místenky (kromě Pendolina je místenka zdarma, když kupujete lístky online) je nutné. Zajistíte tím, že se vám výprava nerozprchne po celém vlaku na jednotlivá volná místa, nebo že nestrávíte několikahodinovou cestu ve stoje v uličce. V době debatních turnajů jsou vlaky plné, např. cestují studenti VŠ.
Níže uvádíme vzorový email, který můžete jen zkopírovat, upravit a použít pro vlastní potřebu. Spojit se s rodiči je nutné, aby věděli, že jejich děti budou doprovázeny zodpovědnou dospělou osobou, která pro jejich děti zajistí bezpečí. Zároveň je dobré informovat rodiče, zda je nutné debatéry omluvit pro dřívější odchod ze školy, nebo zda budou děti omluveny školou.
Vážení rodiče,
vaše děti se budou příští víkend účastnit Druhého turnaje Debatní ligy. Proto vám posílám nejdůležitější informace.
Turnaj se koná příští víkend (26.-28. 1.) v Kroměříži. Odjíždět budeme v pátek 26. 1. ve 13:03 z Hlavního nádraží. Na nádraží budeme odjíždět po výuce společně ze školy, není tedy potřeba děti omlouvat. Plánovaný návrat je v neděli 28. 1. v 17:03 také na Hlavní nádraží. Akce končí návratem na nádraží. Počítám tedy s tím, že děti budou z nádraží odcházet samy.
Ubytování je zajištěno na internátu Arcibiskupského gymnázia v Kroměříži. V rámci turnaje máme zajištěnou stravu jen na sobotu, a to jen oběd a večeři, proto prosím, aby s sebou debatéři měli svačinu na pátek večer, snídani na sobotu i neděli, nějakou malou svačinku na doplnění energie v průběhu turnaje a drobné kapesné pro případ hladu (v případě zájmu můžeme jít v pátek večer na večeři do města). Další informace o turnaji najdete na: https://padlet.debatovani.cz/
Co dále s sebou:
Cena turnaje je XXXX Kč (XXX Kč turnaj + XXX doprava) Obojí jsem za žáky pro snadnější organizaci zaplatila já, v příloze vám posílám fakturu za turnaj, potvrzení o platbě i jízdenky pro kontrolu.
Platba: Peníze mi žáci mohou přinést buď v hotovosti, nebo je možné poslat je bankovním převodem na XXXXXXXXXX/XXX, níže přikládám i QR kód pro platbu. Při platbě na účet prosím napište do poznámky jméno svého dítěte.
Kdybyste měli jakékoliv další dotazy, ráda s vámi cokoliv prokonzultuji ať už emailem, nebo na: XXXXXXXXX. Na toto číslo mi klidně volejte nebo pište i v průběhu akce.
S poděkováním a pozdravem
XXX
Několik dní před turnajem odesílají organizátoři turnaje všem, kdo na turnaj registrovali sebe nebo někoho jiného, email s posledními důležitými informacemi. Přestože všem stálým účastníkům jsou většinou všechny informace známé, vždy se email trochu liší. Najdete v něm informace o večerním programu, odkaz na turnajový Padlet nebo připomínku toho, co nebude probíhat standardním způsobem. Např. v posledních několika letech se stalo jednou, že ubytování neposkytlo účastníkům peřiny a povlečení a měli si vzít spacák. Tyto informace jsou uvedeny vždy už při registraci v propozicích turnaje (takže propozice si čtěte vždy, i když na první pohled vypadají stejně jako vždycky), ale když přepošlete email, můžete mít jistotu, že jste udělali vše pro to, aby na změny nikdo nezapomněl.
Tímto bodem samozřejmě nevysíláme signál, že je potřeba debatéry omezovat. Je však potřeba zajistit, aby se v průběhu turnaje nikomu nic nestalo. Stanovit si jasně pravidla může značně pomoct. Doporučujeme například jasně určit, kdo může kdy a kam odcházet z místa konání turnaje. Můžete samovolné odcházení přímo zakázat, pokud máte na turnaji mladší debatéry nebo je turnaj daleko od centra města atp. Pokud si můžete dovolit debatérům důvěřovat, pak by pravidlem mělo být, že nikdo nikdy nepůjde nikam úplně sám, vždy půjdou alespoň dva, a vždy vám dají vědět, kam jdou, a následně také, že se vrátili.
Stanovit večerku také není vaší povinností, vše záleží na charakteru debatérů, kteří se turnaje účastní, a na různých dalších okolnostech. Určitě ale stanovte nějaká pravidla, pokud s debatéry netrávíte večer, nebo pokud odcházíte spát dříve než oni. Nesmí mít pocit, že když nejste přítomni, nemáte za ně zodpovědnost. To může vést k chování, jako je rušení nočního klidu. Odcházíte-li spát, stačí pro jistotu říct něco jako: „Odcházím teď už spát. Chovejte se prosím tak, jak byste si vy přáli, aby se chovali ostatní, když spíte, bavte se tiše a nikoho nebuďte.“
Rozhodně si přes noc také nezapínejte tichý režim na mobilu, aby vám mohly děti zavolat, kdyby se jim cokoliv stalo. Také by měly znát vaše číslo pokoje, aby vás v případě potřeby mohly vzbudit, a vy byste měli znát čísla pokojů všech svých debatérů.