Tento harmonogram je členěn do pěti částí podle období, kdy by organizátor měl plnit jednotlivé úkoly. Popsané úkoly zahrnují zejména organizaci krajského kola soutěže, včetně vyhledávání finančních prostředků a informování relevantních orgánů státní správy / místní samosprávy.
Protože se jedná o manuál organizace krajského kola soutěže tento nezahrnuje významný aspekt činnosti koordinátora, kterým je podpora organizace školních kol. Jak a kdy by se měl řešit tento úkol nabízím v posledním odstavci tohoto dokumentu. Nechávám k úvaze, zda jednotlivé aspekty tohoto úkolu si budete chtít poznačit do časového schématu přípravy na krajské kolo soutěže.
Standardy / peníze:
Domluvou komitétu Dbtd. z června 2009 stanoveno, že organizátor si prostředky snaží sehnat sám či spíše s podporou finančního komitétu ADK a prostřednictvím krajské jednotky ADK. Shodujeme se, že principiálně jde o dobré jméno ADK a tomu výrazně přispívají chlebíčky, kafíčko, zákusečky a jiný vybraný servis pro učitele; diplomy, poháry, ceny, propisky, limošky a jiný vybraný servis pro soutěžící. Samozřejmostí je dostatečný počet světlých, prostorných, čistých a jinak důstojných učeben / debatních místností a dalších prostor (šatny, odpočivna pro učitele, sčítací místnost / organizační štáb… Toto je standard turnaje. Bez něj se věc konat nebude . Bylo nám přislíbeno (a následně Představenstvem ADK odsouhlaseno), že v případě kdy krajská jednotka prostředky nesežene a organizátor MÁ k dispozici zadarmo vhodnou (= standard viz výše) školu, tenkrát Představenstvo uvolní pro krajskou soutěž / kolo Debatiády max. 2.000,- Kč na výše uvedené reprezentační nutnosti a turnaj se může uskutečnit.
3 měsíce před ukončením období vymezeném pro organizaci krajských kol Debatiády (tj. v září resp. v únoru)
- nahlásit koordinátorovi soutěže / NTT ochotu ujmout se úkolu, následně
- vybrat termín - zásadně v době školního vyučování, následně
- domluvit v daném termínu místo konání: ideálně DDM / SVČ v krajském městě nebo ve škole.*1) Informovat se o finančních podmínkách pronájmu, ideálně domluvit bezúplatný pronájem. Místo konání fyzicky navštívit, ujistit se, že místnosti splňují standardy vyžadované pro akci ADK, představit se zodpovědnému pracovníkovi,
- ve spolupráci s koordinátorem / NTT vybrat vhodné teze,
- zjistit, zda KÚ resp. magistrát / MÚ v místě konání vypsal vhodné grantové schéma, do kterého akce zapadá. Pokud ne či nelze zjistit, obrátit se na dané instituce (ideálně asi odbory školství), informovat je o akci a požádat o finanční podporu.*2)
- na základě finančních možností si upřesnit program a podmínky účasti, *3)
- sestavit pozvánku a přihlášku na akci. Začátek akce stanovit s ohledem na dopravní dosažitelnost místa konání,
- ve spolupráci s webmasterem ADK (e-mail: info/zavináč/debatovani.cz) zajistit zřízení a přesměrování dočasné e-mailové adresy debatiada_kraj/zavináč/debatovani, (Není bezpodmínečně nutné.)
- distribuovat pozvánku (včetně případného propagačního materiálu ADK o Debatiádě). Nezapomenout na školský odbor KÚ a magistrátu/MÚ pořadatelského města a webmastera ADK, *4)
- Pokud zvažujete využít při losování základních kol software, SW stáhnout a nasimulovat si několik turnajů.
Poznámky:
*1) Škola je asi krajní varianta - podle počtu účastníků můžete potřebovat až 10 učeben + celý den! (Těsně před Vánocemi či koncem školního roku je ale i tato možnost průchozí.) Místo konání by mělo být dosažitelné pro účastníky z kraje, mít dostatek vhodných místností (okolo 8 - 10 by mělo stačit).
*2) V ideálním případě vhodnou grantovou / dotační příležitost vyhledá a celou věc dále ošetří „Fudrajzingový komitét ADK". Tento však vznikl / vzniká v létě 2008 a není jisté jak bude tyto úkoly schopen plnit. Pro jistotu tedy, pokud budete Vy oslovovat potenciálního partnera / zdroj love, bude se hodit seznam co byste mohli chtít uhradit:
- pronájem debatních místností,
- náklady školení učitelů: pronájem místnosti, doprava lektora, občerstvení?, materiál, odměna lektora,
- dopravu účastníků,
- dopravu vzdálenějších rozhodčích,
- opravu a pobytové náklady (startovné) postoupivších týmů a rozhodčích z kraje na celostátním finále.
Dále třeba
- případné ceny pro vítěze
- minerálky, občerstvení a případně i oběd pro účastníky
- použití telefonu, kopírování materiálů,
- náklady organizace (včetně třeba účetní ADK, pamětního razítka, technického zabezpečení, materiálu - špendlíky, fixy, bluetag, papíry, propagace, hodnota vaší práce atp.!)
- Náklady ADK („overhead costs").
Cílem Debatiády je mj. právě získat finanční spoluúčast orgánů krajské správy / místní samosprávy! Pokud lokálně znáte vhodného donora (i pro nefinanční plnění - např. výrobce limonád či dortíků Marlenka :) neváhejte oslovit i tohoto. Zkazit nemůžete asi nic, potenciálně něco můžete získat jak pro ADK, tak pro svůj debatní klub / debatování ve vašem kraji.
*3) Bude oběd? Kde? Kolik je na něj třeba času? Proplatí se cestovné? Komu? Budou ceny? Jaké, kolik? ...
*4) Jde o školní soutěž, potřebujete se dostat k adresářům škol a to jak základních, tak středních!
14 - 7 dní před turnajem
- nechat vyrobit pamětní razítko a poháry pro vítěze a zajistit zaslání diplomů a banneru ADK
- fyzicky navštívit místo konání, ujistit se,
- že vše je o.k.,
- k dispozici je či bude vhodná a vhodně umístěná nástěnka,
- obkreslit si schéma rozložení místností,
- upřesnit otázku přezouvání, místa uložení věcí (kabáty)
- zjistit možnosti použití PC, tiskárny, kopírky
- znovu zkontrolovat / posichrovat další dodavatele (minerálky, občerstvení, oběd)
- domluvit pomocníka/y pro registraci a pobíhání (sběr fast ballotů)
3 - 1 den před turnajem
- na základě přihlášek upřesnit v místě pořádání počet potřebných debatních místností, v restauraci počet obědů,
- sestavit přehledný seznam všech účastníků, vytisknout nejméně 3x (= nástěnka, registrace a případný výběr peněz, losování),
- při použití SW k losování turnaje zadat debatéry a rozhodčí do aplikace,
- nakopírovat potřebný počet materiálů:
- „List rozhodčího" = počet debat krát počet rozhodčích děleno třemi + něco do zásoby (dokument .doc, dokument .pdf)
- „Zápis výsledku debaty" = počet debat (dokument .doc, dokument .pdf)
- vymyslet názvy debatních místností (není nutné, pokud tak musí mít souvislost s debatovanou tezí) a vytisknout,
- sestavit a vytisknout schéma budovy, včetně debatních místností, sčítací místnosti, šaten a toalet,
- vytisknout a zvětšit program akce,
- sestavit a vytisknout veškeré instrukce pro pohyb po budově (např. přezouvání atp.) a organizační pokyny, které jsou v danou chvíli známy,
- v případě organizace systémem „2kola + k.o." 2x vytisknout a nejméně na A3 (A2 ?) zvětšit „pavouka" vyřazovací části, (dokument .xls),
- vytisknout nejméně 2x Pravidla debaty (dokument .doc, dokument .pdf)
- podle potřeby vytisknout formuláře Źádosti o úhradu cestovních nákladů (dokument .doc, dokument .pdf),
- připravit si losovací kartičky týmů (kódy A,B...Z) a rozhodčích,
- připravit si kancelářské věci: čisté papíry A3 i A4, sadu fixů, bluetag, špendlíky, pravítko, nůžky,
- zjistit, jestli mám vyžehlenou košili a čistou kravatu,
- vše co si mám brát sebou (zkontroluj seznam v odstavcích 14 - 7 a 3 - 1 den před turnajem) si připravit a vymyslet jak věci převezu na místo.
2 - 1 hod. před zahájením turnaje:
- ujistit se, že všechny místnosti jsou odemčené a plně k dispozici,
- označit debatní místnosti a sčítací místnost,
- umístit na přehledném místě nástěnku a vyvěsit aktuální informace (program, místo registrace k turnaji, seznam debatních místností), příp. vyvěsit banner ADK,
- pokud jsou ceny (poháry) tyto na vhodném místě vystavit,
- připravit si seznamy (debatéři + rozhodčí) k registraci účastníků k debatě (doporučení: využít pomocníka – je nutné zároveň provádět registraci a dle příjezdů také obratem los 1. kola debaty, což zapojení pomocníka k registraci značně ulehčí),
- pokud jsou k dispozici pomocníci nebo první registrovaní debatéři, požádat je o sestavení stolů a židlí v debatních místnostech do podoby vhodné k debatě,
- rozložit a uspořádat si věci ve sčítací místnosti,
- dohlédnout, že všude panuje úzkostlivý pořádek, že veškeré informace jsou snadno dosažitelné, aktuální a prezentovány v důstojné podobě,
- naladit úsměv.
Během turnaje
- dbát na průběžnou aktualizaci informací na nástěnce, jakoukoliv změnu oproti harmonogramu neprodleně zveřejnit na nástěnce,
- průběžně aktualizovat los a výsledky a to vždy přehlednou a důstojnou formou,
- být vždy k dispozici (ať již osobně nebo je k dispozici pomocník, který případný problém dokáže vyřešit resp. vás najít),
- uchovávat dobrou náladu, být ke všem účastníkům vstřícný a nápomocný, důsledně dbát na renomé soutěže a pořadatelské organizace.
Po turnaji:
- dohlédnout na uklizení místností, kde se debatovalo;
- dohlédnout na odvoz debatních materiálů dle předchozí domluvy,
- rozloučit se s účastníky s odpovědným pracovníkem budovy, kde se debatovalo,
- zajistit, aby všechny debaty byly řádně zapsány (v Greyboxu nebo v Zápise o soutěži (dokument .xls), Zápis odeslat celostátnímu koordinátorovi),
- napsat na stránky ADK (webmasterovi) stručné info o akci a poděkování účastníkům za účast a všem, zejm. třetím osobám - organizacím, které se podílely na zdaru akce,
- informovat e-mailem účastníky kde najdou výsledky akce (přesný odkaz webu), informovat příslušné odbory školství KÚ, magistrátu (MÚ) o proběhlé akci + výsledcích,
- čekat, kolik za to dostanu IB bodů :)
Podpora organizace školních kol:
- Navrhuji současně s výběrem místa pro konání krajského kola toto místo zvolit i za místo pro organizaci školení učitelů - organizátorů školních kol soutěže. Alternativou jsou prostory Krajských informačních středisek služeb školám,
- pokud si sami netroufáte školit učitele, je třeba se domluvit se mnou kdo by to mohl provést,
- v daném místě zamluvit jedno odpoledne, na cca 2 - 3 hodiny pro školení učitelů. Termín školení učitelů zvolit nejméně dva měsíce před termínem krajského kola,
- současně s informací o pořádání krajského kola soutěže přidat pozvánku na školení (včetně termínu a podmínek) a návratku.
Další kroky jsou víceméně totožné s kroky při organizaci jakékoliv akce ADK - viz schéma výše.